Ο Ξενοφών Λιαπάκης γράφει για το πώς οι επιχειρήσεις θα πρέπει να προσαρμοστούν τις συνθήκες της απομακρυσμένης εργασίας και πώς μπορεί να επιτύχει ένας οργανισμός στο συντονισμό του ανθρώπινου δυναμικού που εργάζονται εξ αποστάσεως.

Η παγκόσμια υγειονομική κρίση που βιώνουμε τα δυο τελευταία χρόνια, άλλαξε δραματικά βασικούς τομείς της ζωής μας, από την εκπαίδευση και τον τρόπο εργασίας ως και τον τρόπο ψυχαγωγίας μας, και είναι πλέον βέβαιο ότι ακόμη και μετά τη λήξη αυτής, οι περισσότερες από αυτές τις αλλαγές που ήρθαν τόσο γρήγορα στην ζωή μας, θα παραμείνουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, ειδικά ότι έχει να κάνει σε σχέση με την απομακρυσμένη εργασία. Η απομακρυσμένη εργασία απαιτεί:

Tην κατάλληλη εταιρική κουλτούρα
«Η κουλτούρα καταβροχθίζει την στρατηγική ενός οργανισμού σε χρόνο dt» είναι η φράση που συχνά χρησιμοποιούν οι σύμβουλοι επιχειρήσεων, με στόχο να δώσουν έμφαση τόσο στην σημασία της εταιρικής κουλτούρας όσο και τα προβλήματα που αντιμετωπίζει η επιχείρηση μέχρις ότου καταφέρει να διαμορφώσει την κατάλληλη κουλτούρα που θα συμβάλει στην επίτευξη των στόχων της.

Η κουλτούρα ενός οργανισμού είναι η ταυτότητα του, καθώς επηρεάζει τόσο την συμπεριφορά των εργαζομένων του όσο και το πως τον αντιλαμβάνονται οι πελάτες του, και είναι απόλυτα συνυφασμένη με το πόσο επιτυχημένος η μη είναι στο χώρο που δραστηριοποιείται.

H αλήθεια είναι ότι μπορεί ευκολότερα να διαμορφωθεί, να επικοινωνηθεί και να αφομοιωθεί μέσω της δια ζώσης επικοινωνίας, των ομαδικών δραστηριοτήτων, της συνεργασίας και άλλων κοινών εμπειριών, βοηθώντας το προσωπικό να κατανοήσει τις βασικές αξίες, την αποστολή και το όραμά του οργανισμού που υπηρετεί. Αντιθέτως στη περίπτωση ομάδων, όπου τα μέλη τους εργάζονται, σημαντικό μέρος του χρόνου τους απομακρυσμένα, η διαμόρφωση της κατάλληλης κουλτούρας, η κατανόηση και αφομοίωση της μπορεί να επιτευχθεί αλλά απαιτεί αρκετά μεγαλύτερη προσπάθεια. Για το λόγο αυτό ο προγραμματισμός τακτικών, διά ζώσης, συναντήσεων των μελών των ομάδων αυτών, τόσο μεταξύ τους όσο και με τον υπόλοιπο οργανισμό, για επαγγελματικούς αλλά και για ψυχαγωγικούς λόγους, συμβάλλει σημαντικά στο χτίσιμο και την διατήρηση των σχέσεων που απαιτούνται.

Tις κατάλληλες τεχνολογίες και διαδικασίες
Η δημιουργία των κατάλληλων τεχνολογικών υποδομών καθώς και η επανεξέταση συνολικά όλων των διαδικασιών του οργανισμού, από το πως προσλαμβάνει προσωπικό, πως το ενσωματώνει, πως το εκπαιδεύει, πως το αξιολογεί και το επιβραβεύει, τις πολιτικές που εφαρμόζει, τα εργαλεία και τις πλατφόρμες που χρησιμοποιεί, πως διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο των έργων που τρέχει και τα KPIs με τα οποία τα παρακολουθεί αποτελούν επιτακτική ανάγκη για την επιτυχία εφαρμογής του νέου αυτού εργασιακού μοντέλου. Σήμερα υπάρχει μια πληθώρα από προηγμένα εργαλεία τηλεδιάσκεψης όπως Zoom και MS teams, πολλαπλές επιλογές για e-learning και e-certificate, messaging πλατφόρμες όπως τα Slack και MS teams και εργαλεία για planning όπως τα Jira, Azure DevOps, MS project η χρήση των οποίων δίνει τη δυνατότητα στον εκάστοτε οργανισμό να διαχειριστεί αποτελεσματικά τα backlogs του καθώς και να δημιουργήσει τα boards εκείνα που απεικονίζουν τα έργα και τις προτεραιότητες του.

Η χρήση των παραπάνω τεχνολογιών, και η διάθεση αυτών μέσω cloud, τους δίνει την δυνατότητα του work from anywhere, απλοποιώντας παράλληλα και τον πονοκέφαλο των disaster recovery πλάνων τους.

Tα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας
Οι security officers των μεγάλων εταιριών σήμερα έχουν στη διάθεση τους τις κατάλληλες πολιτικές ασφαλείας και μια πληθώρα προηγμένων εργαλείων και υπηρεσιών (όπως τα antivirus, firewalls, encrypted επικοινωνία, κλείδωμα του device, two-factor authentication, VPN συνδέσεις, VDI συνδέσεις με αποθηκευμένα τα προφίλ των χρηστών στο cloud, SoC υπηρεσίες, κ.α.), ώστε να ελέγξουν και να προστατέψουν αποτελεσματικά όσους εργάζονται απομακρυσμένα. Οι περισσότεροι επιλέγουν να παρέχουν εταιρικό εξοπλισμό (managed devices) στους υπαλλήλους τους προκειμένου να έχουν και την αποτελεσματικότερη διαχείριση του. Παράλληλα δίνουν έμφαση στο security awareness του οργανισμού, που σε κάθε περίπτωση είναι κάτι που πρέπει να επαναλαμβάνεται τακτικά, δεδομένων των κινδύνων που συνεχώς ανακύπτουν αλλά και των νέων εργαλείων που αναπτύσσονται και είναι διαθέσιμα για την προστασία τους.

Μην ξεχνάμε άλλωστε το γεγονός ότι οι hackers είναι εκεί έξω και καραδοκούν με στόχο να πλήξουν τις επιχειρήσεις που παρουσιάζουν κενά ασφαλείας και προσωπικό που δεν γνωρίζει τους κινδύνους.

Σε ποιους οργανισμούς ταιριάζει περισσότερο;
Στην αρχή πολλοί υποστήριζαν ότι η απομακρυσμένη εργασία σε ένα Agile οργανισμό θα είχε αρκετά προβλήματα στην εφαρμογή της, επικαλούμενοι κυρίως μια από τις βασικές αρχές του Agile manifesto που μιλούσε για την αξία της δια ζώσης συνεργασίας και επικοινωνίας (face-to-face & co-location) που συντελούν στην καλύτερη απόδοση και αποτελεσματικότητα της ομάδας.
Στην πράξη αυτό που αποδείχθηκε είναι ότι αυτοί οι οργανισμοί εφάρμοσαν με μεγαλύτερη ευκολία, ταχύτητα και αποτελεσματικότητα το remote-working, προσαρμόζοντας με την χρήση των κατάλληλων εργαλείων που σήμερα υπάρχουν, τα rituals τους ώστε να διεξάγονται ψηφιακά, καταβάλλοντας απλά μεγαλύτερη προσπάθεια στη προετοιμασία τους, έτσι ώστε να εξασφαλισθεί η ποιότητα και αποτελεσματικότητα αυτών των virtual συναντήσεων.

Αλλά και στους πιο παραδοσιακούς οργανισμούς, η εφαρμογή της απομακρυσμένης εργασίας δεν ήταν ευκολότερη, κυρίως λόγω των συνήθως πιο legacy υποδομών αλλά και του ιεραρχικού μοντέλου λειτουργίας τους και του ρόλου που αυτό έχει στη καθοδήγηση των έργων και των ομάδων. Σήμερα και αυτοί οι οργανισμοί, αναβαθμίζουν τις υποδομές τους, ψηφιοποιούν τις διαδικασίες τους, αναβαθμίζουν την ασφάλεια τους, υιοθετούν την απομακρυσμένη εργασία, κάνοντας χρήση των κατάλληλων εργαλείων, δημιουργώντας τα κατάλληλα KPIs και διαχειρίζονται με μεγάλη αποτελεσματικότητα το χαρτοφυλάκιο των έργων τους, τις προτεραιότητές, την πρόοδο τους, μετρώντας παράλληλα την παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα των ομάδων τους. Όλοι οι οργανισμοί, ανεξαρτήτως πόσο Agile ή παραδοσιακοί είναι, αναζητούν συνεχώς δημιουργικούς τρόπους ώστε να διατηρήσουν το προσωπικό τους ευχαριστημένο και αφοσιωμένο, χτίζοντας παράλληλα το κατάλληλο περιβάλλον διαφάνειας και εμπιστοσύνης που χρειάζεται, συλλέγοντας το feedback τους τακτικά και προσπαθώντας να βελτιώσουν αυτά που τους επισημαίνουν, προγραμματίζοντας τακτικές, διά ζώσης, συναντήσεις που σχετίζονται με την προσωπική τους ανάπτυξη, βελτίωση, αξιολόγηση και επιβράβευση, με στόχο να κάνουν το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας όσο πιο παραγωγικό και αποτελεσματικό γίνεται.

Πλεονεκτήματα – Μειονεκτήματα
Τα πλεονεκτήματα συνήθως που εκτιμούν οι υπάλληλοι και κυρίως η νέα γενιά ταλέντων, έχουν να κάνουν με το ευέλικτο ωράριο, με τις λιγότερες μετακινήσεις που τους περιορίζει τα έξοδα, το χάσιμο χρόνου αλλά και τα νεύρα που πολλές φορές φέρνουν αυτές, τη δυνατότητα που τους δίνεται να κάνουν χρήση του προσωπικού τους χώρου και τις ανέσεις που αυτός παρέχει αντί του παραδοσιακού γραφείου, και ένα καλύτερο life balance που επιζητούν μεταξύ του επαγγελματικού και του προσωπικού τους χρόνου. Για αυτό άλλωστε βλέπουμε το ποσοστό των εργαζομένων, ειδικά στο χώρο της τεχνολογίας, που υιοθετούν το Digital nomads lifestyle να μεγαλώνει παγκοσμίως, και την Ελλάδα μάλιστα να αποτελεί μια από τις χώρες που προτιμούν περισσότερο να διαμένουν.

Τα μειονεκτήματα που καλούνται να αντιμετωπίσουν έχουν να κάνουν κυρίως με την επικοινωνία και την κατανόηση πραγμάτων που σε ομάδες που εργάζονται απομακρυσμένα, με συναισθήματα όπως η πλήξη και η μοναξιά που και αυτά είναι συνήθη ειδικά για ανθρώπους που είναι πιο κοινωνικοί και εξωστρεφείς, και με την έλλειψη των κατάλληλων υποδομών ώστε να μπορέσουν να εργαστούν αποτελεσματικά.

Αλλά και για τους εργοδότες υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα όπως η δυνατότητα πρόσληψης ταλέντων από όλο τον κόσμο (crowdsourcing), πιο ευχαριστημένο προσωπικό κ.α. αλλά και σημαντικές προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν όπως η σωστή επικοινωνία , η ανάπτυξη και η αποτελεσματική διαχείριση της ομάδας, η οικοδόμηση σχέσεων μεταξύ των μελών των ομάδων αλλά και τον υπόλοιπο οργανισμό.

Σημαντικό πλεονέκτημα επίσης αποτελεί η βελτίωση του συνολικού κόστους μια και πάγια κόστη, όπως της συντήρηση κτηρίων, λογαριασμοί κοινής ωφελείας κ.α., μειώνονται λόγω της απομακρυσμένης εργασίας του προσωπικού καθώς και τα έξοδα μετακίνησης μια και οι λόγοι για επαγγελματικά ταξίδια έχουν σχεδόν μηδενισθεί, οι επενδύσεις δε για τους χώρους εργασίας έχουν πλέον μικρότερη προτεραιότητα δίνοντας τους τη δυνατότητα να επενδύσουν τα κεφάλαια τους σε άλλες σημαντικές δραστηριότητες.

Συνοψίζοντας, εάν και όλοι οι ειδικοί προέβλεπαν ότι η απομακρυσμένοι εργασία θα είναι ο κύριος τρόπος εργασίας στα επόμενα 5 με 10 χρόνια, φαίνεται αυτό να αποτελεί ήδη την νέα κανονικότητα, δίνοντας στους οργανισμούς που τον υιοθετούν, ένα μεγάλο πλεονέκτημα που τους διαφοροποιεί από τον ανταγωνισμό, τόσο στην προσέλκυση νέων ταλέντων από όλο τον κόσμο όσο και τον περιορισμό του κόστους και την αύξηση της ευελιξίας, της προσαρμοστικότητας και της αποτελεσματικότητας τους.